谢志春|中文网络新观察 » 企业

全面落实企业的现代采购管理制度之二

谢志春 — Sun, 15 Aug 2004 09:10:38 +0000

–以科室岗位负责制为支点，以信息和成本控制为杠杆–
全面落实企业的现代采购管理制度

现代采购管理是企业为了达成产销计划，从适当的供应商（Right Vendor），在确保适当的品质（Right Quality）下，于适当的时间（Right Time），以适当的价格（Right Price），获得适当数量（Right Quantity）的物料或服务所采取的一系列管理活动，即采购的“5R”原则。因此我们必须研究如何在获得物料或服务过程中，统筹兼顾采购的事前规划，事中的执行，事后的控制维护，以达到维持正常的产销活动，同时降低产销成本，实现我们的采购供应目标：密切供应商关系，保障供给，降低采购成本，保证采购质量。

第一部分科室采购负责制是落实现代采购管理的支点
随着集团生产规模的不断扩大，相应地给采购供应管理增加了许多难度。供应采购部门将以科室岗位负责制为支点，实行分类采购专项专人岗位落实，建立采购队伍的激励机制，为企业的生产提供高质高性价比的生产原料和物资，落实现代采购制度，实现企业的生产经营战略。

科室岗位负责制是以科室为单位，进行分类协调采购，以岗位为考核和落实支点，进行专人专项采购管理。同时，在以科室为单位的采购管理运作中，要注意掌握采购中的几个因素：

1．数量就是力量。这是谈判课程中基本的原理。买方的采购批量是买方在谈判中的最大优势，但具体如何合理运用这个优势，却取决于不同的采购战略。对于某些生产资料的采购，其采购批量上的优势是相当明显的。为了维持价格的竞争性，同时也为了分散风险，常常要维持两到三个供应商。另外一方面，某些物料的采购，尤其是品种繁多的低值物品，单项商品的采购规模并不一定很大。如果仍然采取分散采购，则是自己削减自己的优势。这种情况下可以将同类商品，甚至不同类的商品进行合并采购，从而提升谈判的力量。试想，如果我们有近百项年采购量在几千元左右的商品，如果单独采购各项产品，将没有一项可获得采购优势，而且因为要与数百个不同的供应商交易，厂商的采购成本也是相当巨大的。但是如果能将这千项物品集中从一两个供应商那里采购，该厂商就是年采购量数十万元的大客户，没有一个供应商会忽视我们的存在。

2．选择综合性供应商。如果我们要合并采购项目，有时一个具有综合能力的中小型公司可能更能满足我们买方的需要。对单一物料的制造商而言，单一客户的采购量未必很大。虽然他们具有成本优势，但其提供给我们买方的未必就是最好的价格，并且他们很少有为单独为某一客户储备大量的库存。相比之下，通过服务灵活的综合性供应商进行采购时，买方庞大的采购批量往往能够获得特别的折扣，我们买方可以要求供应商储备一定的库存量，从而将自己的库存削减到最小。而当我们买方由于生产计划波动等原因而取消某些物料的采购订单时，因为大部分库存放在供应商那里，这部分损失可以和供应商一起分担，而且供应商还可以通过自己的销售渠道把这些多余的库存销售给其他客户。在供应商库存管理的支持下，企业生产在物料供应上也就有了保障。不仅如此，供应商通过增加库存和提供额外服务等手段，也可以与我们结成相当紧密的伙伴关系。供应商通过大批量的商品进出，实现薄利多销的目的；而当客户有其他的需求时，他们也往往会成为首选供应商。这是实际上是一个双赢的局面。

3．近地域采购。运输的时间和成本在物料采购中的作用不可低估。物料的交货期中大约有四分之一的时间是被用在了运输上。特别是一些低价值产品，长途运输无疑将增加采购的成本，有时甚至可能超过物料本身的价值。实际上很多厂商都注意到了这点。例如，诺基亚在建设北京经济技术开发区的星网工业园工程中，也邀请了他们的主板、电池、机壳等主要物料供应商在开发区建厂。在整个星网工业园中，诺基亚的物料可以做到随用随取，基本实现了零库存。

4．ERP系统的运用。ERP(企业资源管理)系统的应用无疑可以提高企业使用各种资源的效率。对于我们目前的情况来看，虽然没有实现完全的ERP管理，但是已经初步实现了电脑信息化管理，部门内部通过局域网的信息和资源互通互享，可以提高运作的速度，减少出错率，增强计划的准确性，从而带来采购成本的相应下降。

5．诚信的工作态度。“动荡经济”的到来使竞争法则从公司之间的竞争转为供应链联盟之间的竞争。良好的供应商关系是构建供应链联盟的基础，供应商关系管理因而成为决定企业竞争力的重要因素。良好的供应商关系是通过诚信互利的合作达到的。良好的信用纪录可以极大地提升采购方在谈判中的地位，采购员在向供应商要求更合理的采购条件时也不会难于启齿。同时，良好的供应商关系常常可以使买方在物料短缺时仍能以相对合理的价格及时得到供货，在供应充裕时又可以获得相当优惠的价格。

同时，以科室岗位负责制为基础的企业采购供应管理制度中，还将加强采购队伍的建设和管理，激励和监控采购人员。我们企业供应链的主要成本是产品的直接材料，影响成本的因素有两个：采购价格和采购量。前者反映采购人员对行业的了解程度情况；后者则反映采购人员与市场、研发、计划、预测部门的沟通。这两者在采购行为上则表现为如何依据内部需求和外部供应变化，把握最佳时机和各类供应商进行谈判。加强对采购人员的培训，包括对专业采购技能、沟通能力等的培训；适时对供应商进行培训，将采购方的企业文化、采购运作方式渗透到供应商当中，这些都是必要的。

激励是管理的支持，有效激励的前提是明确的标杆和目标。建立监控体系和激励机制使采购团队在面对大量现金流和物流的环境中摆正了自己与公司的关系，有效的管理方法能提高工作效率。然而，如何将管理制度与管理方法有机结合，在提高效率的同时，使采购员能一切从公司利益出发，这是留给供应部每一个成员用实践来回答的问题。

第二部分，利用信息手段，制定采购的最优计划，实现成本控制

今年年初，国内钢材价格一路飙升。钢铁业内人士当时均众口一词认为：钢价全年将坚挺上扬。但事实截然相反，钢价仅在两个月后就急速回落。3月中旬以来国内钢材特别是建筑钢材价格出现明显回落。其中，螺纹钢价格在4月9日至5月21日的5周时间里暴跌944元／吨。据判断，前段时间不少中间流通商和用户对后期价格走势预期向上，中间环节存在投机囤积，钢厂也跟风涨价，造成买方恐慌心理。但国家一系列调控政策在4月份集中出台，使部分囤货的流通商担心后市行情急下，急于抛售存货，造成市场人为需求急剧下降，价格大幅下挫。以上价格的大起大落，都取决于企业对未来行情的预测，取决于企业对行情的深入分析和国家政策的深刻领会。如果能正确掌握行情信息，正确估计未来价格取向，就能制定最优的采购计划，最大限度地降低采购成本。而这，就是信息的魅力。

信息系统是指为决策提供依据而收集、整理、分析各种企业内部和外部与企业经营活动有关的质和量的资料系统。对信息系统进行分析至为重要，因为决策和战略制定的质量很大程度上取决于所收集信息的数量和质量。对我们来说，目前的信息主要集中在以下方面：
企业内部：
1. 生产部门下一阶段的生产计划
2. 销售部、市场部的产品销售情况
3. 仓储物流部门的库存信息
4. 新产品研发部门的信息
5. 企业决策层下一阶段的战略
6. 预测部门的研究报告
企业外部：
1. 所采购产品的行情趋势
2. 行业经济运行情况
3. 国家相关的政策法规
4. 行业内竞争对手的情况
5. 与行业相关的社会活动
6. 海外市场的情况
7. 产品新材料或替代产品的研发情况
8. 。。。。。。

在收集汇总以上信息后，通常按照以下的4个步骤进行整理分析：
第一阶段是对行业和大环境相关的外部资料进行全面分析。总结出产品未来的发展趋势，价格趋势，以及产品是否有替代产品等，这是供方信息。
第二阶段是对企业内部的生产计划、战略规划、销售预测等进行分析，总结出企业的在不同时期的不同原料的需求状况，这是购方信息。
第三阶段是根据部门情况、供应商情况、资金情况等评定采购的能力。
第四阶段根据上面的三个情况汇总，制定具体的采购计划，做到从适当的供应商，在确保适当的品质下，于适当的时间，以适当的价格，获得适当数量的原料，从而达到保障生产供给，降低采购成本，减少库存耗费等目的。

信息，是企业未来的重要核心竞争力之一，谁掌握了最及时最准确的信息，谁就能在市场上占得先机，获得优势。作为与市场结合最紧密的采购活动，信息更是采购人员的生命线。充分发挥信息的作用，为企业决胜未来提供重要的支撑。

现代的采购管理是一个大课题，对采购人员提出了更高的要求，全体采购人员更应该抓住企业发展的良好机遇，不断学习提升业务能力，用实际的工作来实现现代采购管理。

(我在集团物流采购大会的专题发言书面稿)

阅读本文的读者还阅读了以下文章：

全面落实企业的现代采购管理制度

谢志春 — Thu, 15 Jul 2004 09:11:04 +0000

随着中国加入WTO，企业在经济全球化的大背景下，将逐渐失去政府政策上的保护和低廉的劳务成本优势，过去企业凭借的传统“经验管理”必将失灵，知识型的现代企业管理将是企业未来快速发展的向心力。只有落实和完善企业的现代管理制度，才能适应企业的未来发展需要。而现代采购管理是企业现代管理中重要的组成部分，是生产经营的重要一环。

众所周知，公司的根本目标是追求利润最大化。增加利润的方法主要在两方面，一是开源，二是节流。对我们来说，开源主要是增加销售额。要在同样的采购和生产成本下大幅提高公司的利润，那么对公司的销售能力将会有更大的挑战；另一方面，优化采购管理，降低采购成本，在同样的销售额的情况下，也能实现企业的利润增加的最终目的。

常说的采购管理是指我们供应部按已确定的物资供应计划或生产计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得生产经营活动所需要的各种物资的经济活动。过去采购供应部门一直被认为是“幕后英雄”，甚至有人认为采购是孤立的职能，但随着企业的发展和市场经济的不断革新，采购人员也将逐渐从幕后走上经济舞台。

企业生产能力的发挥，将受到采购供应的制约。采购在许多方面都反映了企业的战略能力，它们已被视为与市场直接相关的一系列价值增值过程，集中反映了企业的市场创新能力和价值传递能力，可以说“采购”业务的状况是企业整体运营状况的晴雨表。随着采购的地位从技巧型职能转向战略性地位，采购对人员和部门管理提出了新的课题，这就要求我们建立和适应现代采购管理制度。

第二部分，利用信息手段，制定采购的最优计划，实现成本控制

阅读本文的读者还阅读了以下文章：

品牌营销：发掘钱袋后面的金山

谢志春 — Thu, 15 Apr 2004 09:12:33 +0000

随着新经济时代的到来，经济全球化和高科技这两大因素为未来的市场竞争提供了更加具有挑战的动力，不久的将来，企业与企业之间的竞争将演变成为品牌与品牌之间的竞争。

众所周知，中国自实行市场经济以来，市场经历了两个让我们记忆犹新的阶段：广告主导阶段和营销主导阶段。在广告主导阶段，广告是企业最重要也是最有效的传播手段，出一招好广告，就可以坐一方天下。93年的中央电视台广告标王孔府家酒凭借《孔府家酒，叫人想家》在中央台播出后，便迅速崛起，畅销全国。在营销主导阶段，由于市场逐渐走向成熟，广告的作用不再被神化，广告作为一种常规手段与渠道、价格、公关、促销等手段一起为企业的整体营销贡献力量。

而如今，随着国际品牌加入中国市场竞争，中国企业亲眼目睹可口可乐、麦当劳等世界一流品牌，挟品牌之雄风横扫天下，如入无人之境，在惊诧、感叹之余，一些高瞻远瞩的有识之士纷纷拿起品牌的武器，为自己企业在未来十场战争中做好准备。可以预见，品牌营销的时代已经来临！

实际上，两个重要的变化是品牌营销的导火索。第一，随着生活水平的提高，人们对产品的需求不仅满足“衣为遮体、饭为充饥”这样产品实用性的追求，而且还有对产品带来的心理感受的追求；第二，随着产品本身物理性质的趋同性增大和利润率的降低，必然会产生产品以外的内容来区分产品和提升利润率。而品牌无疑是迎合这两个需求的很好的载体。

产品是冰冷的，而品牌是有血有肉有灵魂有情感的，产品会过时落伍，被竞争者模仿，而品牌则是独一无二的。在西方，品牌被人们称为经济的“原子弹”，被认为是最有价值甚至是暴利的投资。国际市场的普通规律是：20%的强势品牌占据着80%的市场。反观我们企业，我们在和国外知名品牌合作、贸易过程中，清醒地看到了自己在整个产业链中的位置，也清醒地看到了我们的下游企业和我们在利润分配上的差异。多哈会议正式宣告中国加入WTO，未来的市场将没有国内市场和国际市场之分，中国企业将和一大批世界级的品牌同台竞技，而决战的重要手段就是品牌营销。

所以，走品牌营销之路是企业未来核心竞争力的奠基工程，是企业未来决胜市场的关键之招。

(节选自我在集团公司会议上的发言《品牌营销—-发掘钱袋后面的金山》)